Sözleşme incelemesinde tablo yöntemi

Neden tablo?

Bir sözleşme portföyünü tek tek okumak, her belgede aynı soruları yeniden sormak demektir. Tablo yönteminde belgeler satır, sorular sütun olur. Böylece bir belgedeki olağan dışı madde, yanındaki belgelerle karşılaştırıldığında kendini gösterir.

İyi bir sütun nasıl yazılır?

Sütun, bir kişiye verilecek açık bir talimat gibi yazılmalıdır. “Fesih” yerine “Taraflar sözleşmeyi hangi hallerde ve kaç gün önceden bildirimle feshedebilir?” diye sorun.

• Tek bir soru sorun; iki soruyu iki sütuna ayırın.
• Yanıt biçimini belirleyin: evet/hayır, tarih, tutar veya seçenek listesi.
• Sık kullanılan sorularla başlayın: taraflar, süre, yenileme, fesih, cezai şart, devir yasağı, yetkili mahkeme.

“Düzenlenmemiş” ile “bulunamadı” aynı şey değildir

“Sözleşmede cezai şart yok” bir hukuki tespittir. “Cezai şart bulunamadı” ise yalnızca taramanın sonucudur; belge eksik taranmış ya da ek protokolde düzenlenmiş olabilir. Özellikle kapsamı belirsiz belgelerde bu iki sonucun ayrı işaretlenmesi gerekir.

Her hücre kaynağıyla kontrol edilmelidir

Tablonun değeri hızından çok denetlenebilirliğindedir. Bir yanıt, belgedeki pasaja bağlı değilse doğrulaması belgeyi yeniden okumak kadar zaman alır. İnceleyen kişi hücreyi pasajla karşılaştırıp onaylamalı veya düzeltmelidir.

Küçük başlayın

İlk çalışmada beş on belge ve birkaç sütunla başlayın. Sonuçları elle okunan belgelerle karşılaştırın, belirsiz çıkan sütunları yeniden yazın. Ancak bundan sonra tüm portföye geçin.